آموزشی

ترفندهای کاربردی اکسل ، با این نکات از پس هر کاری در Excel بر خواهید آمد!

نویسنده: سید ایوب کوکبی

منتشر شده در ۱۳ شهریور ۱۳۹۷

۷ زمان مطالعه: 6 دقیقه

خیلی از ما آشنایی درستی با تمامی امکانات اکسل نداریم. این مطلب تحت عنوان ترفندهای کاربردی اکسل آماده شده است تا شما را با گوشه‌ای از قابلیتهای این نرم‌افزار قدرتمند آشنا کنیم. قابلیتهای مهم، ساده و شناخته‌ نشده‌ای که استفاده از آنها بهره‌وری شما را افزایش خواهد داد.

احتمالا بسیاری از ما خصوصا افرادی که اعداد و ارقام و با داده‌های ستونی و ردیفی سروکار دارند اسم صفحات گسترده و در صدر نرم‌افزارهای صفحه گسترده اکسل را شنیده باشند. امروزه برنامه‌های صفحه گسترده نقشی اساسی در صنایع و کسب‌وکارهای مختلف دارند. در این مطلب با ترفندهای کاربردی اکسل در خدمت شما هستیم، بدون شک یادگیری این ترفند ها می توانند کار با Excel را برای شما آسان تر کنند.

با وجود اینکه برنامه‌های صفحه گسترده فراوانی وجود دارد ولی به دلیل آشنایی مردم با مجموعه آفیس، اکسل یکی از شاخص ترین برنامه‌های این حوزه به شمار میرود. اگر آشنایی زیادی با اکسل ندارید یا چندان در عمق آن فرو نرفته‌اید، قطعا نکات و ترفندهایی که در ادامه این مطلب بیان میکنیم میزان بهره وری شما را افزایش خواهد داد، بنابراین توصیه میکنیم تا انتهای مطلب را با دقت بالا مطالعه کنید.

بیشتر بخوانید: با ۱۱ ترفند گوگل مپ آشنا شوید!

ترفندهای کاربردی اکسل

نکته مهم قبل از شروع آموزش ترفندهای کاربردی اکسل

کاربران Excel 2016 در صورت مواجه شدن با خطاهای مختلف در هنگام وارد کردن فرمولها، توصیه میشود قبل از باز کردن اکسل فرمت فعلی نوشتار ویندوز را به English تغییر دهید. (با سرچ Region در ویندوز ۱۰ و ۸ به این بخش دسترسی خواهید داشت):

بیشتر بخوانید: چگونه از گوگل مپ به صورت آفلاین استفاده کنیم ؟

انتخاب یکجای همه سلولها در اکسل

انتخاب دسته‌ای از سلولها در اکسل کاری ندارد، روی سلولهای مورد نظر کلیک و درگ میکنید. اما اگر بخواهید همه سلولها را انتخاب کنید چه؟ دو روش وجود دارد، یا از کلیدهای ترکیبی Ctrl+A در ویندوز و یا Command+A در مک استفاده کنید یا بر روی سلول کوچکی که در گوشه بالا سمت چپ یا راست وجود دارد کلیک کنید.

بیشتر بخوانید: آموزش گوگل کیپ ، بهترین و کاملترین اپ یادداشت برداری

رنگی کردن ردیفها

صفحات گسترده مخصوصا آنهایی که اطلاعات زیادی دارند به راحتی ممکن است خوانایی‌شان کاهش پیدا کند. پیدا کردن اطلاعات در این صفحات به هم ریخته برای کاربران راحت نیست. دنبال کردن فیلدهای مرتبط با یک ردیف سخت خواهد شد و مسائلی از این دست. در این شرایط با استفاده از ترفندهای کاربردی اکسل و قالب‌بندی و دادن استایلهای رنگی به جدول تا حدود زیادی میتوانید بروز این مشکلات را کاهش دهید.

برای شروع، منطقه موردنظر را هایلایت کنید (یعنی با درگ کردن، محدوده جدول را انتخاب کنید، میتوانید با ترفند قبلی کل صفحه گسترده را انتخاب کنید)، اکنون همانطور که در تب home هستید همانند تصویر روی دکمه Formatting Conditional کلیک کرده و سپس New Rule را انتخاب کنید.

بیشتر بخوانید: آموزش Google Form راهکاری آسان برای جمع آوری اطلاعات

بر روی منوی کشویی style در پنجره ظاهر شده کلیک کرده و گزینه Classic را برگزینید.

بعد از این کار، پنجره دیگری ظاهر میشود که بایستی Use a formula to determine which cells to format را انتخاب کنید. با استفاده از این گزینه میتوانید با تعریف فرمول به صورت خودکار آن سلولهایی که بایستی استایل داده شوند را تعیین کنید.

بیشتر بخوانید: با تمام دستور های صوتی Google Now آشنا شوید

برای مثال این فرمول را وارد و رنگ مورد نظر را انتخاب کنید تا سطرها یک درمیان رنگ شوند:

=MOD(ROW(),2)

نمایش و یا مخفی کردن سطرها در اکسل

گاهی اوقات شاید بخواهید تعدادی از سطرها یا ستونها را مخفی کنید. برای اینکار روی سطر یا ستون مورد نظر کلیک کنید تا انتخاب شود، سپس کلیک راست کرده و Hide را انتخاب کنید.

بیشتر بخوانید: آموزش دستیار صوتی گوگل , چگونه با گوگل حرف بزنیم ؟

ستون یا سطر مخفی شده با یک خط عموی یا افقی سبز نمایش داده میشود تا از وجود آن مطلع باشید.

برای خارج کردن از حالت مخفی، سطرها/ستونهای پیش و پس آن سطر/ستونی که مخفی است را انتخاب و با کلیک راست و انتخاب Unhide این کار را انجام دهید.

بیشتر بخوانید: خاموش کردن صفحه نمایش با فشردن دکمه پاور در ویندوز ۱۰ +ویدیو

البته برای نمایش مجدد سطرها و ستونهای مخفی شده میتواند با انتخاب کل سطرها و Unhide نیز اقدام کنید.

نحوه استفاده از VLOOKUP

گاهی لازم داریم اطلاعات یک سلول خاص را به دست بیاوریم. مثلا لیستی از کالاها داریم و میخواهیم قیمت یک محصول را با وارد کردن کد آن محصول در بخشی دیگر از صفحه گسترده نمایش دهیم.

بیشتر بخوانید: اجرای Google Chrome OS از روی USB و اجرا روی انواع کامپیوتر

در تصویر بالا مشاهده میکنید که هر محصول در ستون Item یک کد منحصر به فرد دارد و قیمت معادل آن نیز در ستون price بیان شده، ما میخواهیم تابعی تعریف کنیم تا کاربر بتواند با وارد کردن کد محصول (در سلول جلوی Enter item)، قیمت متناظر آن را در سلول پایین (جلوی Price) نمایش دهد. برای این کار در سلول جلوی Price جایی که میخواهید نتیجه نمایش داده شود این فرمول را وارد کنید:

=vlookup(I3,B2:D11,3)

آرگومان اول یعنی مقداری که باید جستجو کنم را از کدام سلول دریافت کنم (در اینجا چون در سلول مقابل Enter Item مقدار وارد میشود یعنی I3) ، آرگومان دوم محدوده جستجو را درخواست میکند و آرگومان سوم ستونی که باید مقدار آن استخراج و نمایش داده شود.

بیشتر بخوانید: مشاهده مخفیانه استوری اینستاگرام دیگران با این افزونه در کروم!

روش ساختن لیستهای کشویی

اگر میخواهید مقادیر ورودی را برای کاربران محدود کنید، منوهای کشویی راه حل خوبی برای این کار هستند. یک سلول خالی را انتخاب کنید، از تب Data و مطابق تصویر Data Validation را برگزینید. در تب Settings پنجره ظاهر شده گزینه List را انتخاب کنید، اکنون با انتخاب سلولهایی که مقادیر مورد نظر شما در آن است آیتمهای این لیست را تامین کنید. مراحل کار به صورت تصویری:

بیشتر بخوانید: ترفندهای خالی کردن حافظه آیفون و آیپد برای آپدیت !

نمایش صفرهای ابتدایی اعداد

در ادامه ترفندهای کاربردی اکسل باید گفت اکسل به صورت پیش‌فرض در هنگام وارد کردن اعدادی مثل ۰۰۰۱ صفرهای ابتدایی آن را حذف میکند، برای ممانعت از این کار کافی است تا یک علامت نقل قول تکی (‘) در ابتدای عدد اضافه کنید. مثلا ۰۰۰۱’

بیشتر بخوانید: ترفند های Gmail در طراحی جدید

ادغام کردن مقادیر

بعضی اوقات لازم دارید تا مقادیر چند سلول مختلف را با یکدیگر ادغام و به صورت واحد نمایش دهید. به عنوان مثال در تصویر ذیل اگر بخواهیم مقادیر سه فیلد Last name، FirstName و position را کنار هم بیاوریم از این فرمول استفاده میکنیم:

=concat(C6,B6,D6)

متاسفانه تابع Concat بین مقادیر فاصله نمی‌اندازد، برای حل این مشکل باید خودتان به صورت دستی فاصله خالی به این تابع اضافه کنید، به این صورت:

=concat(C6,” “,B6,” “,D6)

جهت تکرار فرمول برای سایر ردیفها کافی است تا علامت آبی گوشه پایین سمت راست سلولی که در آن فرمول بالا را وارد کردیم به سمت پایین درگ کنید. این کار باعث کپی شدن هوشمند فرمول برای سایر ردیفهای جدول خواهد شد.

بیشتر بخوانید: رفع ریپورت اینستاگرام و بازگرداندن اکانت غیرفعال و یا هک شده

نمایش متنهای طولانی در سلولها

در حالت پیش‌فرض وقتی متنی طولانی وارد یک سلول میکنید، اگر محتوای مورد نظر بیشتر از اندازه سلول باشد روی سلولهای دیگر کشیده میشود که ظاهر خوشایندی ندارد. در ادامه ترفندهای کاربردی اکسل باید گفت برای حل این مشکل روی سلول مورد نظر کلیک راست کرده و Format Cells را بزنید، در تب Alignment گزینه Wrap Text را انتخاب و ok کنید. طول و عرض سطر مورد نظر را نیز میتوانید به دلخواه خود تغییر دهید. مراحل کار به صورت تصویری:

نمایش تب Developer

در ادامه ترفندهای کاربردی اکسل به تب Developers می رسیم، این تب به صورت پیش فرض در اکسل مخفی است، اگر نیاز داشته باشید تا کارهایی مثل نوشتن ماکروها را تجربه کنید به وجود این تب نیاز خواهید داشت، برای نمایش آن اگر اپلی هستید مطابق تصویر پنجره Preference را باز کنید و Ribbon & Toolbar را کلیک کنید و اگر ویندوزی هستید از منوی فایل و انتخاب Options و انتخاب Customize Ribbon اقدام کنید.

بیشتر بخوانید: ۱۱ ترفند اینستاگرام ؛ قابلیت‌هایی که کسی از آنها خبر ندارد!

در پنجره ظاهر شده کافی است تیک Developer را بزنید تا این تب نمایش داده شود.

در این مطلب با لیستی از ترفندهای کاربردی اکسل با شما همراه بودیم، اگر شما هم نکته یا ترفندی در ذهن دارید حتما برای ما در بخش دیدگاه بنویسید.

بیشتر بخوانید: ۱۱ ترفند واتس اپ ، کارهایی که نمی‌دانید، اما می‌توانید با واتس اپ انجام دهید!